Onze klein(st)e lettertjes
Onze algemene reisvoorwaarden zijn op aanvraag beschikbaar. Hieronder hebben we de belangrijkste punten nog even samengevat en toegelicht.
Algemeen
Alle reizen van Expeditie Kroost & Co worden georganiseerd door de reisorganisatie Expeditie K&C Reizen, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel in Utrecht onder nummer 24363546. Op elke reisovereenkomst aangegaan met Expeditie K&C Reizen zijn de algemene reisvoorwaarden van toepassing. Expeditie Kroost & Co gaat ervan uit dat deze voor de definitieve boeking gelezen en akkoord bevonden zijn.
Advies op maat
Expeditie Kroost & Co organiseert reizen en verkoopt deze rechtstreeks, dus zonder tussenkomst van een reisagent. Doordat wij rechtstreeks met onze klanten in contact zijn, gecombineerd met ons specialisme (reizen met jonge kinderen), zijn wij in staat om goed en uitgebreid te informeren over wat je kunt verwachten op reizen naar één van onze bestemmingen. Ook kunnen wij aanvullende vragen beantwoorden en advies op maat geven. We raden daarom altijd aan persoonlijk contact met ons op te nemen en een offerte aan te vragen, zodat je verzekerd bent van een reis die past bij jouw gezin.
Tot stand komen van de reisovereenkomst
De reisoverkomst komt tot stand op het moment dat een offerte akkoord wordt gegeven, ook als dit telefonisch (mondeling) gebeurt. Expeditie Kroost & Co vraagt daarnaast een getekende offerte retour, per post, fax of e-mail. Hierna worden alle accommodaties en diensten definitief aangevraagd. Als alle onderdelen van de reis definitief geboekt zijn ontvang je van Expeditie Kroost & Co de definitieve boekingsbevestiging, een factuur voor de aanbetaling en een factuur voor de resterende reissom.
Bij aanmelding is het van belang dat de juiste gegevens van alle reizigers (bij voorkeur via e-mail) worden doorgegeven. Het gaat hierbij minimaal om de namen van alle reizigers exact zoals deze in het paspoort staan en hun geboortedatum, aangevuld met het adres, telefoonnummer (ook mobiel) en e-mailadres van de aanvrager (degene die de boeking regelt). Let er op dat alle namen correct gespeld zijn. De eerste voornaam uit het paspoort dient voluit te worden gegeven. Indien nodig moeten verdere bijzonderheden van de groep die van belang zijn voor het goed uitvoeren van de reis direct worden doorgegeven, evenals speciale eisen, wensen en voorkeuren (zie hierover meer onder preferenties/essenties).
De aanvrager van de reis is de contactpersoon tussen Expeditie Kroost & Co en de overige reizigers. Hij of zij is verantwoordelijk voor de boeking, draagt zorg voor de tijdige betaling en ontvangt alle reisgegevens en boekingspapieren.
Expeditie Kroost & Co heeft het recht de reisovereenkomst te herroepen als hier aanleiding toe is, waarbij de reden wordt opgegeven. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat een accommodatie niet (meer) beschikbaar is of vanwege een fout in de reissomberekening.
Preferenties/essenties
Een preferentie is een voorkeur die wordt aangegeven door de reiziger. Dit kan bijvoorbeeld een aanvraag zijn voor een babybedje of kinderstoel in de kamer of het appartement of een kamer op de begane grond. Expeditie Kroost & Co en haar lokale vertegenwoordigers zullen er alles aan doen om aan deze preferenties tegemoet te komen. Wij kunnen hier echter geen garanties voor geven. Mocht ter plaatse blijken dat gevraagde preferenties niet aanwezig zijn, dient in eerste instantie contact te worden opgenomen met de betreffende dienstverlener. In de meeste gevallen zal alsnog aan de wens tegemoet gekomen kunnen worden. Als dit niet het geval is moet zo snel mogelijk contact worden gezocht met de lokale vertegenwoordiger van Expeditie Kroost & Co en als deze niet bereikbaar is met Expeditie Kroost & Co zelf. Wij zullen dan alles in het werk stellen om alles alsnog te regelen.
Bij een essentie is het voor de reiziger noodzakelijk dat aan het gevraagde wordt voldaan. Meestal is hiervoor een medische noodzaak. Iemand in een rolstoel heeft bijvoorbeeld een kamer nodig die hij met rolstoel kan bereiken. Een essentie is pas definitief na schriftelijke akkoord van Expeditie Kroost & Co. Als aan de essentie niet kan worden voldaan mag de reisovereenkomst (zonder kosten) worden geannuleerd. Aan de aanvraag van een essentie zijn organisatie- en administratiekosten verbonden van €25, eventueel aangevuld met communicatiekosten en de kosten die de betrokken dienstverleners in rekening kunnen brengen. Ook voor eventueel benodigde extra bagage moet vooraf toestemming worden gevraagd in verband met mogelijke extra kosten en de beperkte bagageruimte in bijvoorbeeld het vliegtuig (vooral bij binnenlandse vluchten).
Betaling
Zodra een boeking definitief is, ontvang je een factuur voor de aanbetaling en de resterende reissom.
Aanbetaling: voor alle reizen (landarrangementen en pakketreizen inclusief vlucht) moet direct na boeking een aanbetaling worden gedaan van 15% van de totale reissom, met een minimum van €250 per reiziger (niet van toepassing voor baby’s). Uitzondering hierop zijn losse lijndiensttickets. Prijzen van lijndiensttickets zijn pas definitief als het ticket geprint is. De kosten van lijndiensttickets dienen direct bij boeking te worden voldaan. Contant betalen kan niet. Ook de kosten van de afgesloten verzekeringen moeten bij de aanbetaling volledig worden voldaan.
Resterende reissom: de totale reissom moet uiterlijk 6 weken voor vertrek bij ons binnen zijn. Houdt er rekening mee dat geld overmaken van de ene naar de andere bankrekening een paar dagen tot kan duren. Indien de betaling niet op tijd binnen is, wordt de reis geannuleerd, waarbij de annuleringskosten uiteraard betaald moeten worden. Maak dus op tijd het geld over!
Indien de boeking 7 weken of minder voor vertrek plaatsvindt moet het hele bedrag ineens worden betaald.
Reissom
Alle prijzen die Expeditie Kroost & Co publiceert (zowel op de website als in de brochures) geven een indicatie van de reissom. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De gepubliceerde reissom is -tenzij anders vermeld- per persoon en van toepassing indien twee volwassenen op één kamer verblijven. De kindertarieven worden apart gegeven en zijn –tenzij anders vermeld- alleen van toepassing als zij op de kamers van de ouders verblijven. Omdat wij reizen op maat samenstellen, en de prijs mede afhankelijk is van de gezinssamenstelling, is het aanvragen van een offerte noodzakelijk. De prijs die in de offerte wordt genoemd, is de prijs die je uiteindelijk moet betalen voor de reis.
Bij wijzigingen in valutakoersen, vervoerskosten (inclusief brandstofkosten), verschuldigde heffingen en belastingen heeft Expeditie Kroost & Co het recht de reissom aan te passen zolang de reissom nog niet volledig is voldaan. Wij geven daarbij duidelijk aan wat de reden van de aanpassing is, waarna wij de meerkosten netto doorberekenen. Je betaalt dus alleen voor de werkelijke kosten die wij maken. Belastingen en toeslagen bij vliegtickets zoals vermeld op de offerte/factuur zijn altijd een voorschot op de werkelijke kosten. Deze kunnen wijzigen tot het moment dat de tickets zijn geprint. Indien de werkelijke kosten meer dan €25 afwijken van het voorschot zoals berekend via de boekingsbevestiging/factuur zullen wij deze kosten verrekenen. Je ontvangt dan een factuur bij de reisbescheiden. Indien genoemde wijzigingen een verlaging van de reissom inhouden, zullen wij dit eveneens verrekenen en ontvang je geld terug. In een enkel geval kan het voorkomen dat extra toeslagen op de luchthaven moeten worden voldaan bij check-in.
Indien je niet akkoord gaat met een verhoging van de reissom, kun je dit binnen 3 werkdagen schriftelijk aangeven bij Expeditie Kroost & Co. In dat geval heeft Expeditie Kroost & Co het recht de reis te annuleren. Je ontvangt dan alle inmiddels betaalde bedragen retour (met uitzondering van de betaling van reis- en annuleringsverzekeringen).
Informatie
Alle informatie die is gepubliceerd in onder andere onze brochures en op de website is zorgvuldig gecontroleerd op mogelijke fouten. Er kunnen echter geen rechten worden ontleend aan eventuele fouten of vergissingen.
In de reis- en accommodatieomschrijvingen probeert Expeditie Kroost & Co zo volledig mogelijk te zijn en ook zullen wij ernaar streven de informatie up-to-date te houden. Expeditie Kroost & Co kan desondanks niet aansprakelijk worden gesteld als één of meerdere services of faciliteiten bij lokale dienstverleners (tijdelijk) niet beschikbaar zijn of dat genoemde prijzen voor plaatselijk te organiseren en betalen diensten (bijvoorbeeld kinderoppas) door de betreffende dienstverlener zijn aangepast.
Expeditie Kroost & Co geeft bij boeking algemene informatie over de benodigde grensdocumenten, eventueel noodzakelijke visa, gezondheidsrichtlijnen, etc. Het is echter altijd noodzakelijk deze informatie uiterlijk 6 weken voor vertrek bij de betreffende instantie te controleren, omdat zich mogelijk wijzigingen hebben voorgedaan. Ook ben je zelf verantwoordelijk dat alle benodigde papieren, vaccinatie, visa e.d. op tijd in orde zijn. Expeditie Kroost & Co is niet aansprakelijk indien een reis niet door kan gaan als dat niet het geval is.
Reisbescheiden
Uiterlijk 10 dagen voor vertrek ontvang je alle reisbescheiden. Controleer altijd direct of deze volledig en juist zijn. Indien een naam op een vliegticket bijvoorbeeld niet overeenkomt met de naam in het paspoort word je door de luchtvaartmaatschappij mogelijk niet toegelaten op de vlucht! Heb je vragen of opmerkingen over de reisbescheiden, dan dien je deze zo snel mogelijk aan Expeditie Kroost & Co door te geven. Ook als je 10 dagen voor vertrek de reisbescheiden nog niet hebt ontvangen verwachten wij dat je zo snel mogelijk contact met ons opneemt. Dit mag nooit later zijn dan 5 dagen voor vertrek. Bij boeking vlak voor vertrek is het mogelijk dat wij (een deel van) de reisbescheiden niet kunnen toesturen, maar dat deze bijvoorbeeld op Schiphol moeten worden afgehaald. De eventuele meerkosten hiervan zullen (netto) worden doorberekend.
Wijzigen van de overeenkomst na boeking
Indien je een reis na boeking wilt wijzigen, zullen wij dat altijd proberen te realiseren. Dit moet natuurlijk wel mogelijk zijn qua beschikbaarheid van vluchten, accommodaties, etc.. Voor het wijzigen van een reis na boeking rekenen wij altijd €30 wijzigingskosten, aangevuld met de eventuele extra kosten die aan ons doorberekend worden. Indien het aantal nachten minder wordt geldt dat deel als een annulering en zijn de annuleringsvoorwaarden (en –kosten) van toepassing.
Indien één van de reizigers niet mee kan gaan en wordt vervangen door een ander (in de plaatsstelling) moet dit verzoek uiterlijk 7 dagen voor vertrek worden ingediend. Dit is alleen mogelijk voor een landarrangement. Namen op vliegtickets kunnen niet worden gewijzigd, dus deze persoon zal een nieuw ticket moeten kopen. Mogelijke extra kosten zullen we netto doorberekenen. Ook in dit geval zijn daarnaast wijzigingskosten van €30 verschuldigd.
Indien een reis noodgedwongen gewijzigd moet worden (als bijvoorbeeld het hotel naar keuze is afgebrand), wordt door Expeditie Kroost & Co een vergelijkbaar alternatief gezocht. Dit houdt in dat de situering, aard en klasse en de faciliteiten van het hotel zo goed mogelijk vergelijkbaar moeten zijn. Je kunt dit aanbod alleen weigeren (binnen 3 dagen) als dit voor jou ernstige nadelige gevolgen heeft. Als je een gerechtvaardigde reden hebt om de wijzingen niet te aanvaarden, vergoed Expeditie Kroost & Co de schade (tot maximaal één keer de reissom), tenzij er sprake is van overmacht. Dit is bijvoorbeeld het geval bij het eerder genoemde voorbeeld waarbij een hotel is afgebrand.
Annulering van de reisovereenkomst
Onze annuleringsvoorwaarden zijn vergelijkbaar met de voorwaarden van de ANVR. Op sommige onderdelen van een reis, bijvoorbeeld voor lijndiensttickets, auto- of camperhuur kunnen afwijkende annuleringsvoorwaarden van toepassing zijn. Deze worden duidelijk vermeld in de brochure en offerte. Met een annuleringsverzekering ben je gedekt tegen deze kosten (m.u.v. de verzekeringskosten) indien je een door de verzekering gedekte reden voor de annulering hebt. Wij adviseren dringend een verzekering af te sluiten als je met kinderen reist, omdat zelfs als je kind waterpokken of oorontsteking krijgt de reis al niet door kan gaan omdat hij of zij niet wordt toegelaten in een vliegtuig!
De algemene annuleringsvoorwaarden zijn als volgt:
- Bij annulering tot de 56e dag (exclusief) voor vertrek: 20% van de reissom, of de minimum aanbetaling.
- Bij annulering vanaf de 56e dag (inclusief) tot de 42e dag (exclusief) voor de vertrekdag: 30% van de reissom.
- Bij annulering vanaf de 42e dag (inclusief) tot de 28e dag (exclusief) voor de vertrekdag: 50% van de reissom.
- Bij annulering vanaf de 28e dag (inclusief) tot de 14e dag (exclusief) voor de vertrekdag: 75% van de reissom.
- Bij annulering vanaf de 14e dag (inclusief) tot de 7e dag (exclusief) voor de vertrekdag: 90% van de reissom.
- Bij annulering vanaf de 7e dag (inclusief) voor de vertrekdag en later : 100% van de reissom.
Als één van de reizigers annuleert en de overige reizigers wel vertrekken, zullen de eventuele meerkosten in rekening worden gebracht. Als er bijvoorbeeld slechts één volwassene op een hotelkamer verblijft moeten veelal de kosten van de tweede volwassene ook worden betaald. Ook als je de totale kosten voor auto- of camperhuur deelt door bijvoorbeeld drie in plaats van 4 personen heeft dit consequenties voor de prijs van de overgebleven reizigers. Je kunt deze prijsverhoging niet weigeren. Indien je er niet mee akkoord gaat dien je de reis te annuleren en de annuleringskosten te betalen.
Belangrijk: zodra je weet dat je de reis (mogelijk) moet annuleren, moet je dit melden aan Expeditie Kroost & Co, zodat direct actie kan worden ondernomen. Annuleringen buiten kantooruren gelden als een annulering op de eerstvolgende werkdag.
Aansprakelijkheid
Expeditie Kroost & Co is verantwoordelijk voor het goed uitvoeren van de verschillende onderdelen van de reisovereenkomst. Je kunt er dus van uitgaan dat je vliegticket gereserveerd is, evenals je hotelkamer en eventuele autohuur. Wij zijn echter niet aansprakelijk als tekortschietingen in de uitvoering de reiziger kunnen worden toegerekend (bijvoorbeeld door ons niet goed of onvolledig te informeren, te reizen met ongeldige papieren of het niet tijdig regelen van een visum) of als deze voortvloeien uit de gezondheidsconditie van de reiziger. Expeditie Kroost & Co is ook niet aansprakelijk voor excursies en activiteiten die je ter plaatse organiseert (ook niet als je dat via onze lokale vertegenwoordiging doet) of activiteiten die je onderneemt.
Op onze site en in de brochures geven we informatie over activiteiten die je met je kinderen kunt ondernemen en geven we soms een minimum leeftijd aan. Deze activiteiten worden echter lokaal georganiseerd en aangeboden en Expeditie Kroost & Co is hiervoor niet verantwoordelijk. Als bijvoorbeeld een lokale oppas, ingehuurd via het hotel, niet aan jullie verwachtingen voldoet, kan Expeditie Kroost & Co daar niet aansprakelijk voor worden gesteld. Het is daarnaast ieders eigen verantwoordelijkheid om bepaalde dingen wel of niet met je kinderen te ondernemen. Als wij bijvoorbeeld aangeven dat een bepaalde excursie toegankelijk is voor kinderen vanaf 3 jaar wil dat niet zondermeer zeggen dat deze activiteit geschikt is voor jouw driejarige peuter. Dat kun je natuurlijk alleen zelf beoordelen.
De aansprakelijkheid van Expeditie Kroost & Co bedraagt over het algemeen niet meer dan één maal de reissom. Indien er sprake is van overmacht kan Expeditie Kroost & Co niet aansprakelijk worden gesteld.
Verplichtingen van de reiziger
Je bent verplicht om 72 uur voor de terugreis te controleren of de vooraf verstrekte gegevens omtrent de terugreis nog correct zijn. Indien wij weten waar je op dat moment verblijft, zullen we jullie hierover - indien mogelijk - informeren, maar het blijft altijd je eigen verantwoordelijkheid om op tijd voor de vlucht te verschijnen, óók als de tijden gewijzigd zijn!
Iedereen is verplicht zich als een correct reiziger te gedragen en bijvoorbeeld geen schade aan accommodaties te veroorzaken. Natuurlijk kan er, vooral met kinderen, wel eens een ongelukje gebeuren. Deze schade is in principe gedekt door je reisverzekering. Je moet schade altijd melden bij de betreffende dienstverlener.
Indien de reis, of een onderdeel van de reis, niet aan je verwachtingen voldoet, moet je altijd direct proberen het op te lossen. In eerste instantie ga je hiervoor naar de betreffende dienstverlener, die er alles aan zal doen om het probleem of de tekortkoming te verhelpen. Als dit niet naar tevredenheid gebeurt, neem je zo snel mogelijk contact op met onze plaatselijke vertegenwoordiger. Als deze niet bereikbaar is, of als onze plaatselijke vertegenwoordiger het probleem ook niet naar tevredenheid kan oplossen, neem je contact op met Expeditie Kroost & Co. Indien je niet aan deze meldingsplicht hebt voldaan, vervalt alle recht op schadevergoeding.
Klachten
Als een klacht niet naar tevredenheid is opgelost, dient deze binnen één maand na terugkeer schriftelijk te worden ingediend bij Expeditie Kroost & Co, waarbij je de aard van de klacht duidelijk omschrijft. Als ook dan de klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost kun je je wenden tot de bevoegd rechter.